Siirry sisältöön

Työntekijärekisterin tietosuojaseloste

Työntekijärekisterin tietosuojaseloste

Tämä on Hyvän Hoidon Palvelut Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen työntekijärekisterin tietosuojaseloste.

Tietosuojaselosteessa sovellettavat lait:
Tietosuojalaki (5.12.2018/1050)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (13.8.2004/759)
Kirjanpitolaki (30.12.1997/1336)

Laadittu 14.12.2022.
Tarkistettu viimeksi 4.5.2023.

1. Rekisterinpitäjä

Hyvän Hoidon Palvelut Oy
Y-tunnus: 3009328-7
Osoite: Kumitehtaankatu 5 F , 04260 Kerava
Puhelin: 050 401 6395
hyvanhoidonpalvelut.fi

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja tietosuojavastaava

Jan Edelmann
jan.edelmann@hyvanhoidonpalvelut.fi

3. Rekisterin nimi

Hyvän Hoidon Palvelut Oy:n työntekijärekisteri

4. Rekisteröidyt henkilöt

Hyvän Hoidon Palvelut Oy:n työntekijät

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hyvän Hoidon Palvelut Oy:n työntekijöiden työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoito.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä voidaan käsitellä seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja niiden ollessa tarpeellisia:

  • henkilön perustiedot (nimi, syntymäaika, yhteystiedot, henkilötunnus)
  • tiedot koulutuksesta, työkokemuksesta ja osaamisesta
  • työhakemus ja mahdollinen ansioluettelo
  • työnhakijan työnhakua koskevat tiedot
  • työsuhdetta koskevat tiedot (tehtävänimike, työsuhteen alku- ja arvioitu päättymispäivämäärä)
  • palkanlaskentaan liittyvät perustiedot
  • työajan seuranta ja vuosilomatiedot, matka- ja kululaskut ym.
  • lainsäädännön salliessa tai velvoittaessa erikseen määritellyt muut työsuhdetta koskevat tiedot

7. Rekisterin pitämisen peruste

Henkilötietoja käsitellään tietosuojalain edellytysten mukaisesti.

8. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, eikä rekisterissä käytetä säännönmukaisia tietolähteitä. Rekisteriin voi tulla tietoja myös palkanmaksuun liittyvistä yhteistyökumppaneista, kuten ay-liikkeiltä.

9. Henkilötietojen säilytys

Hyvän Hoidon Palvelut Oy säilyttää rekisterissä työsuhteen luomisen ja ylläpitämisen kannalta olennaiset tiedot siihen saakka, kun tiedon tietojen säilyttämiselle ei ole perustetta.

10. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteriin tallennettuja työntekijöiden henkilötietoja luovutetaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja, kuten verottajalle, eläkeyhtiöille, vakuutusyhtiöille tai työnantajaliitolle ja vastaaville.

11. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

12.  Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Voimme tarjota työtä henkilön historian, asuinpaikan ja ammattinimikkeen mukaan hyödyntäen automatiikkaa.

13. Rekisterin suojaus

Manuaalinen eli paperinen aineisto
Manuaalinen aineisto säilytetään huolellisesti lukitussa tilassa, johon on pääsy vain erikseen siihen oikeuden saaneilla henkilöillä.

Digitaalisesti tallennetut tiedot
Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot pidetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että IT-järjestelmään, kuten Linkity, tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja heitä sitoo salassapitosopimus. Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta käyttämiltään IT-palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta ja asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista henkilötietolain mukaisiin periaatteisiin.
IT-järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu asiallisella palomuurilla ja muiden asianmukaisten teknisten toimenpiteiden avulla.

14. Työntekijätietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

Rekisterinpitäjä pitää rekisteriselosteen rekisteröidyn saatavilla.

Rekisteröidyllä on tietosuojalain mukaisesti oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekisterissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekisterissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjä samalla ilmoittaa rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ja mihin rekisterin tietoja tyypillisesti käytetään ja luovutetaan.

Rekisterinpitäjä antaa edellä mainitut tiedot pyydettäessä.

Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti erillisenä dokumenttina ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle osoitteeseen:
Hyvän Hoidon Palvelut Oy
Jan Edelmann
Kumitehtaankatu 5 A 24 , 04260 Kerava

Tai sähköpostitse osoitteeseen:
jan.edelmann@hyvanhoidonpalvelut.fi

Tarkastuspyytäjän on todistettava henkilöllisyytensä tarkastusta pyytäessä.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan virheellisen tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä.

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen:
hhp@hyvanhoidonpalvelut.fi

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpito- ja palkka-aineisto kirjanpitolaissa määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti.
Tämän vuoksi palkanlaskentaan liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. työsuhteeseen, asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: tietosuoja.fi/yhteystiedot